Meest gestelde vragen

Vanzelfsprekend heeft iedere organisatie eigen richtlijnen. Globaal gesproken kan het volgende van toepassing zijn:

• Wat moet ik in ieder geval elke week doen?
• Hoe moet ik spaaruren invoeren?
• Hoe kan ik mijn spaaruren saldo zien?
• Over weekkaarten die ontbreken of die u van tevoren wilt aanmaken.
• Ik wil activiteiten van de vorige week overnemen.
• Waarom reageert het programma niet op wijzigen, nieuw of verwijderen?
• Waarom kan ik de memo niet wijzigen?
• Hoe kan ik uren op een bepaalde activiteit ongedaan maken?
• Waarom kan een ik een activiteit niet toevoegen?
• Waarom kan ik geen verlof boeken?
• Ik ben mijn wachtwoord vergeten!

Wat moet ik in ieder geval elke week doen?
U vult altijd een weekformulier in. In het weekformulier geeft u op aan welke activiteit u tijd besteed. Ook ziekte, vakantieverlof, feestdagen en dergelijke voert u in.
Wanneer u meer uren verantwoordt dan uw rooster, worden deze uren automatisch opgeteld bij uw spaaruren saldo. Verantwoordt u minder uren dan worden deze uren automatisch afgetrokken. Door de weekkaart als gereed te markeren geeft u aan dat u de betrokken week heeft afgerond.

Hoe moet ik spaaruren invoeren?
Dit wordt automatisch geregistreerd wanneer u meer uren boekt dan uw rooster. Stel: uw weekrooster is 36 uur, u verantwoordt die week 40 uur omdat u bijvoorbeeld een extra middag hebt gewerkt; uw spaaruren saldo wordt nu automatisch verhoogd met 4 uur. Het omgekeerde is ook mogelijk. Al uw verlof moet u wel boeken! Dit gaat nl. af van uw vastgestelde hoeveelheid verlofdagen. Of met spaaruren wordt gewerkt is afhankelijk van de richtlijnen binnen uw organisatie.

Hoe kan ik mijn spaaruren saldo zien?
U start de rapportage 50 Verlof & Spaaruren - 020 Spaaruren aanstelling. Elke week van het lopende jaar waarin u uren heeft geboekt, heeft in dit overzicht een aparte regel. In de rechterkolom ziet u het verschil in verantwoorde uren tussen het aantal gewerkte uren en het werkplan. De onderste regel totaliseert zodat direct zichtbaar is wat het saldo van uw spaaruren is ten opzichte van uw rooster en aanstelling.

Over weekkaarten die ontbreken of die u van tevoren wilt aanmaken.
Wanneer u ziek bent geweest kunt u in het verleden weekkaarten aanmaken. U klikt met de muis op de betreffende week van de kalender en op de + onder in de balk. Indien er voor die betreffende week nog geen weekkaart is, zal deze nu worden aangemaakt. Weekkaarten voor in de toekomst, bijvoorbeeld als u op vakantie gaat, kunt u op dezelfde manier aanmaken

Ik wil activiteiten van de vorige week overnemen.
Het programma controleert automatisch op doublures en/of de activiteiten nog wel voorkomen in uw standaard activiteitenset. Dit laatste kan de reden zijn waarom het programma soms niet alle activiteiten overneemt.

Waarom reageert het programma niet op wijzigen, nieuw of verwijderen? U kunt alleen maar wijzigen indien de weekkaart nog niet klaargezet/gefiatteerd is. Uw afdeling- of sectorhoofd heeft de bevoegdheid om weekkaarten en verlofaanvragen te fiatteren (en om deze fiattering ongedaan te maken).

Waarom kan ik de memo niet wijzigen?
Dit is het geval wanneer de bijbehorende weekkaart gefiatteerd is.

Hoe kan ik uren op een bepaalde activiteit ongedaan maken?
Wanneer u uren heeft verantwoord op een bepaalde activiteit en u wilt dit ongedaan maken, moet u de uren selecteren en deze op nul zetten of verwijderen. Met de knop Verwijderen kunt u de hele regel weghalen, dus inclusief de uren.

Waarom kan een ik een activiteit niet toevoegen?
Wanneer u een activiteit wilt toevoegen in uw standaardset of uw weekformulier moet u zorgen dat u in de Boomstructuur met activiteiten geen + meer voor de activiteiten heeft staan. Een + betekent dat er nog een onderliggende activiteit aanwezig is. Er kan alleen op het laagste activiteitenniveau tijdgeschreven worden. Het aantal lagen dat er onder een activiteit aanwezig is kan per activiteit verschillen.

Waarom kan ik geen verlof boeken?
Het kan zijn dat de verlofaanvraag eerst gefiatteerd moet zijn of dat uw verlofsaldo niet toereikend is. Beide voorwaarden zijn instelbare opties die door uw organisatie worden bepaald en alleen door de applicatiebeheerder kunnen worden gewijzigd.

Ik ben mijn wachtwoord vergeten!
Als u uw wachtwoord vergeten bent moet u contact opnemen met uw applicatiebeheerder. Hij/zij kan uw wachtwoord verwijderen uit het bestand zodat u zelf bij de volgende keer opstarten van Big Ben een nieuw wachtwoord in kunt voeren.