De Vereniging van Nederlandse Gemeenten

Urenregistratie voor inzicht
Urenregistratie is belangrijk voor de VNG. De organisatie, die de belangen behartigt van alle 504 Nederlandse gemeenten en deze daarnaast een uitgebreid dienstenpakket biedt, wil haar leden op elk moment kunnen tonen hoe zij haar tijd en middelen inzet. Kees Duyvelaar, IT-coördinator bij de VNG, hierover: ‘Een van onze leden heeft ooit overwogen het lidmaatschap op te zeggen. Het was kennelijk onvoldoende duidelijk wat men voor het contributiebedrag aan inspanningen en diensten onzerzijds terugkreeg. Pas na veel uitzoekwerk konden wij de betreffende gemeente laten zien dat zij haar contributie er ruimschoots uit haalde. Dat was voor ons het signaal, dat ook wij onze feitelijke werkzaamheden inzichtelijker moeten hebben. Onze leden verlangen waar voor hun geld en wij moeten kunnen laten zien wat we doen.’

De activiteiten van de VNG zijn zeer uiteenlopend. Ze variëren van beleidszaken als politieke lobby en het werven van financiële middelen tot het leveren van allerlei individuele en collectieve diensten, onder meer in samenwerking met de VNG-bedrijven. Een deel van de werkzaamheden wordt bekostigd uit contributiegelden, een deel wordt verricht tegen betaling. Van de 500 VNG-medewerkers houden zo’n 350 mensen zich bezig met beleidsactiviteiten.

140 Eisen om aan te voldoen
Sinds begin 2001 registreren de beleidsmedewerkers de tijd die ze aan deze producten besteden in Big Ben. Duyvelaar licht de keuze voor Big Ben toe: ‘Op basis van een door ons samengestelde productcatalogus zijn we op zoek gegaan naar een eenvoudig te bedienen urenverantwoordingsysteem dat binnen korte tijd operationeel zou kunnen zijn. Big Ben is erg gebruikersvriendelijk, dat roept iedereen hier. Bovendien heeft het een aantal functies standaard, wat voor aanzienlijke tijdwinst zorgt bij implementatie. Dit laatste heeft de doorslag gegeven bij de keuze uit onze shortlist. In totaal hadden we rond de 140 eisen. Zo moest het systeem bijvoorbeeld draaien op een Oracle database en onder Windows NT, wilden we de uren per week kunnen tellen en was de aanwezigheid van aggregatieniveaus belangrijk.’

Probleemloze invoering
De invoering van Big Ben ging volgens verwachting. Duyvelaar: ‘De implementatie van Big Ben in onze systeemomgeving is erg goed verlopen. Onze Oracle-systeembeheerder was zeer tevreden over de door REM geleverde technische documentatie.’ Organisatorisch gezien is goede voorbereiding van de introductie van een urenverantwoordingsysteem alles, heeft Duyvelaar ervaren. Bijvoorbeeld van tevoren duidelijk vaststellen op welke producten tijd geschreven gaat worden, of welke informatie je uit het systeem wilt halen. Duyvelaar: ‘In ieder geval moet je discussie vermijden over waar bepaalde uren geboekt dienen te worden. Voordat je begint met tijdschrijven is het belangrijk te weten dat je minstens een jaar vooruit kunt zonder al te veel aan het systeem te veranderen. De grootste fout die je kunt maken is de post “diversen” invoeren. Dat nodigt mensen uit om alle activiteiten die ook maar enigszins moeilijk zijn onder te brengen op deze post te schuiven zodat ze uit zicht verdwijnen. Onder de categorie “indirect productief” vallen bijvoorbeeld opleidingen, beursbezoek en netwerken. Vooral die laatste is erg belangrijk voor de VNG.’

Goede communicatie met de medewerkers is essentieel, vindt Duyvelaar. ‘Bij de opzet van de productcatalogus is alles uitgebreid in de organisatie besproken. De stap naar daadwerkelijk tijdschrijven gaf eigenlijk geen discussie meer. Het is gewoon noodzakelijk geworden voor het draagvlak van de VNG om haar activiteiten inzichtelijk te maken voor haar leden.’