Vivare lost planningsproblemen op

Woningbouwcorporatie Vivare wilde meer inzicht in de beschikbare personeelscapaciteit. Bovendien had zij behoefte aan feitelijke gegevens als leidraad bij het opstellen van de jaarplannen. Sinds kort maakt de organisatie gebruik van Big Ben. Het flexibele systeem voor urenverantwoording valt in de smaak bij gebruikers én beheerders en biedt de woningbouwvereniging alle informatie die zij nodig heeft.

Vivare regelt de verhuur van meer dan 23.500 woningen in de regio rond Arnhem en Nijmegen en is in 2001 ontstaan uit de samensmelting van vijf woningbouwcorporatie. De fusie vergde de herinrichting van verschillende bedrijfsprocessen. Bovendien wilde Vivare een professionaliseringsslag maken. Bijvoorbeeld door het behalen van het certificaat van de KWH (Stichting Kwalititeitszorg Woondiensten Huursector), het optimaliseren van de klantcontacten en het stroomlijnen van de afspraken met gemeenten.

Het realiseren van deze en andere nieuwe activiteiten bleek echter in de praktijk niet eenvoudig. “Onze jaarplannen waren steeds te ambitieus”, vertelt Arthur Meeuse, medewerker bij Finance & Controle van Vivare. “We beschikten over te weinig personeelscapaciteit om alles tegelijk te realiseren.” De afdeling waar Meeuse werkzaam is, nam daarom het initiatief voor de invoering van tijdschrijven. “Iedereen was altijd druk, druk, druk. Het was echter moeilijk om inzichtelijk te maken waarmee. Dit heeft geleid tot de keus om over te gaan tot urenregistratie. Aan de ene kant om de medewerkers zelf inzicht te geven in wat ze doen. Aan de andere kant om het management een instrument te bieden om beter te kunnen sturen en de prestaties van onze verschillende vestigingen te kunnen vergelijken”, aldus Meeuse.

Goede prijs/kwaliteitsverhouding
Vivare wilde vooral een gebruikersvriendelijke oplossing: het tijdschrijven moest eenvoudig zijn en niet veel tijd kosten. Verder moest het systeem binnen de technische infrastructuur passen. De woningbouwcorporatie maakt gebruik van een client/server-systeem. De server met de centrale database op het hoofdkantoor is via een huurlijn toegankelijk voor de vijf vestigingen.

De initiële keuze van de Vivare liep juist daarop stuk. “We hadden in eerste instantie gekozen voor een module van een systeem waarmee andere afdelingen ook al werken. Maar het duurde veel te lang om op locatie op te starten of toegang te krijgen tot gegevens”, aldus Meeuse. Vivare ging op zoek naar een andere oplossing en klopte bij REM Automatisering aan. REM kon zonder problemen voldoen aan het pakket van eisen en wensen van de organisatie op IT-gebied. Bovendien spraken de gebruikersvriendelijkheid en de prijs/kwaliteitsverhouding van Big Ben Vivare erg aan.

“De eenvoud van Big Ben draagt bij
aan de acceptatie van tijdschrijven”

Gericht sturen
Vivare maakt nu sinds enkele maanden gebruik van het urenregistratiesysteem. Een interne evaluatie hiervan heeft net plaatsgevonden. Hoewel de officiële resultaten nog niet bekend zijn, is wel al duidelijk dat de oplossing zowel bij gebruikers als beheerders in de smaak valt. Meeuse: “De medewerkers vinden het systeem eenvoudig in gebruik. Dat heeft bijgedragen aan de acceptatie van het tijdschrijven.”

Ook de flexibiliteit bij het instellen van rechten wordt gewaardeerd. Het aanmaken van nieuwe medewerkers en activiteiten gebeurt centraal, terwijl bijvoorbeeld het fiatteren van weekstaten, aanpassen van roosters en instellen van activiteitensets decentraal kan plaatsvinden. De eenvoudige gegevensuitwisseling tussen het urenregistratiesysteem en de SQL-database van Vivare maakt het de IT-beheerders makkelijk.

Binnenkort neemt de woningbouwcorporatie de begrote uren in het werkplan voor het komende jaar in Big Ben op, zodat zij aan het einde van de rit de gerealiseerde uren daarmee kan vergelijken. “Die informatie zal een belangrijke leidraad zijn bij het opstellen van toekomstige jaarplannen. We weten dan exact waar de knelpunten zitten en waar ruimte is voor nieuwe activiteiten.”