Van Lanschot

IT -afdelingen F. van Lanschot Bankiers sturen met Big Ben

'Big Ben is voor ons dé standaard voor projectmatig werken'

Voor de IT-afdelingen van F. van Lanschot Bankiers - de private en business bank - is Big Ben veel meer dan een flexibel en makkelijk inzetbaar systeem voor urenverantwoording. Het is een waardevol managementinstrument, dat de afdelingen helpt de activiteiten te sturen. Met aanzienlijke efficiencyverbeteringen en een hogere kwaliteit van de dienstverlening als resultaat.

De IT-afdelingen zijn verantwoordelijk voor het beheer en de exploitatie van de complete ICT-omgeving van Van Lanschot. Circa 150 medewerkers, verdeeld over de hoofdafdelingen Processen & Toepassingen en Facility & IT Services, verantwoorden hun uren in Big Ben. Het urenverantwoordingsysteem van REM Automatisering werd ter vervanging van een door de bank zelf ontwikkelde toepassing ingevoerd in het kader van een professionaliseringsslag. “We wilden onze IT-afdelingen gerichter gaan sturen”, vertelt Gerben van Gelder, Manager Beleid & Control van Processen & Toepassingen.

“We hebben vaste werkzaamheden en projectactiviteiten. Wat betreft de vaste activiteiten was inzicht in de tijdbesteding per soort werk en per automatiseringsplatform gewenst. Voor de projecten, die heel eenvoudig maar ook heel complex kunnen zijn, bestond de behoefte om per fase of deelproject de stand van zaken kunnen bekijken.” Die informatie moest de afdelingen niet alleen in staat stellen om de activiteiten op korte termijn beter in de hand te houden, maar ook om de processen op langere termijn te verbeteren. Van Gelder: “Als je ziet dat je structureel teveel tijd besteedt aan een bepaalde activiteit, weet je dat je processen voor verbetering vatbaar zijn. Dat is belangrijke managementinformatie.”

Intuïtief
Big Ben bleek in staat aan de behoefte aan sturingsinformatie te voldoen. Zo moest het systeem eenvoudig van opzet zijn en niet veel kosten aan aanschaf en implementatie. Bovendien bood Big Ben de flexibiliteit waarnaar de IT-afdelingen van Van Lanschot op zoek waren: de mogelijkheid om op ieder moment en probleemloos nieuwe activiteiten, medewerkers, afdelingen en projecten - hoe complex ook - toe te voegen.
Bij de invoering werd gekozen voor een zo eenvoudig mogelijke opzet. Van Gelder: “Urenverantwoordingsystemen werken alleen als ze laagdrempelig zijn, anders nemen mensen niet de moeite om ze in te vullen. Big Ben is heel intuïtief in gebruik. Een A4t-je met instructies was voldoende om medewerkers ermee te leren omgaan. Doordat ze alleen te maken hebben met een invoerscherm dat speciaal is afgestemd op hun werkzaamheden en de informatie dus makkelijk in te voeren is, voorkom je ook fouten bij het tijdschrijven.” De project- of afdelingsmanager fiatteert de urenverantwoordingen en verzorgt met behulp van Big Ben de rapportage per medewerker, activiteit en afdeling. Verder wordt de informatie uit Big Ben op maandelijkse basis gebruikt door het management voor rapportage aan de directie en de raad van bestuur van de bank.

Van harte aanbevolen
Het gebruik van Big Ben heeft inmiddels volop vruchten afgeworpen. Van Gelder geeft enkele voorbeelden: “Alle incidenten en verstoringen die bij onze servicedesk binnenkomen worden per platform bijgehouden in Big Ben, met daaraan gekoppeld de benodigde tijd om ze te verhelpen. Op die manier hebben we ontdekt dat het oplossen van problemen in de Lotus Notes-omgeving veel tijd kostte. Daar hebben we toen een taskforce opgezet met als resultaat dat het aantal storingen en het tijdbeslag enorm zijn gedaald.” Een andere efficiencyverbetering betreft de inzet van externe medewerkers, die Van Lanschot tot bijna nul heeft kunnen reduceren. Van Gelder: “In deze tijd van kostenbeheersing is dat natuurlijk heel belangrijk.”

Hij vervolgt: “IT is de tweede kostenpost binnen de bank. Goede sturing is dus essentieel, zeker als je veel projectmatig werkt. Big Ben stelt ons in staat het verloop van projecten beter te controleren. Doordat de projectmanagers actueel inzicht hebben in de tijdsbesteding per onderdeel signaleren ze het direct als projecten uit de hand dreigen te lopen. Zo is het mogelijk tijdig maatregelen te nemen.”

Het enthousiasme over Big Ben is zo groot dat de IT-afdelingen het systeem van harte aanbevelen aan andere afdelingen. “Ondanks zijn eenvoud is het systeem zo flexibel dat je het op alle mogelijke manieren kunt inrichten. Het is voor ons dé standaard voor projectmatig werken”, aldus Van Gelder.