Woningstichting Progrez

Woningstichting Progrez wil meer klantgericht, doelmatig en innovatief gaan opereren. Binnen twee jaar moet de organisatie volledig aangepast zijn aan de nieuwe doelstellingen. Goede registratie van de werkzaamheden is daarmee onlosmakelijk verbonden. Dat gebeurt inmiddels met Big Ben.

Nederlandse woningbouwverenigingen zagen zich de laatste jaren geconfronteerd met grote veranderingen. Zo maakte het wegvallen van overheidssubsidies halverwege de jaren negentig een sterke commercialiseringslag noodzakelijk. Ook Woningstichting Progrez, ontstaan uit een fusie, staat voor die uitdaging. De stichting wil meer marktgericht gaan werken en in de regio Zuid-Holland Zuid een breed scala aan woonvormen bieden, van huur tot koop. De nieuwe strategie vereist een complete omvorming van de organisatie. Die wil men per 2003 gerealiseerd hebben.

Aardverschuiving
Onderdeel van het veranderingsproces bij Woningstichting Progrez is registratie van de werkzaamheden met Big Ben. ‘De omschakeling naar een marktgerichte organisatie is voor ons een soort aardverschuiving. Alles wordt omgeschud’, vertelt Harry Hofman, I&A-coördinator van Woningstichting Progrez. ‘De behoefte aan interne informatie neemt sterk toe. Je wilt weten waar iedereen mee bezig is en hoeveel de eigen procesgang aan inspanningen kost. Maar ook wie je klanten zijn, wat ze willen en wat het kost om dat te bieden. Big Ben is voor ons op maat ingericht en geeft inzicht in de tijd en inspanning die het leveren van een bepaalde dienst vereist. In tegenstelling tot veel andere software biedt het een totaalbeeld van wat er in de organisatie gebeurt, van activiteitenbesteding en –begroting tot verlof en aanwezigheid. Je ziet direct waar onvoldoende capaciteit is.’

Big Ben maakt medewerkers
meer kostenbewust
Wat betekent de invoering van Big Ben voor de medewerkers? Hofman: ‘Big Ben maakt het mogelijk de werkelijk bestede tijd af te zetten tegen de begrote tijd. Dat zorgt voor meer kostenbewustzijn bij de medewerkers. Het per dag bijhouden van de activiteiten is een kleine moeite, maar vergt wel enkele minuten discipline. Belangrijk is dat Big Ben voor elke medewerker inzichtelijk maakt hoeveel tijd er per dag besteed is. Big Ben maakt ook zichtbaar hoeveel vakantiedagen iemand heeft aangevraagd en hij daadwerkelijk heeft opgenomen. Dit bevordert niet alleen het contact tussen medewerkers en leidinggevenden, maar ook tussen medewerkers onderling. Dat geeft een hoop rust.’