I-bridge houdt projecten goed onder controle

Met meer dan 2.000 kantoren en 12.000 medewerkers is Randstad Holding een van de grootste uitzendorganisaties ter wereld. In 2002 richtte Randstad Holding I-bridge op, een shared service center dat IT-diensten levert aan de werkmaatschappijen van de groep. Zo zorgt I-bridge voor het IT-onderhoud, het inrichten van werkplekken en het bouwen van nieuwe applicaties. In Nederland gebeurt dit bijvoorbeeld voor Randstad, Yacht, Capac en Tempo Team. Ook levert I-bridge internetdiensten aan diverse werkmaatschappijen in Europa. De basiswerkzaamheden van I-bridge zijn voor een groot deel vooraf vastgelegd in een contract of basisplan. Maar ook hierbuiten besteedt het bedrijf uren aan projecten voor de werkmaatschappijen van Randstad Holding. Juist hiervoor is urenverantwoording met Big Ben zeer geschikt.

Echte winstpakker
Jeroen Oort en Wietze Jonker van I-bridge waren nauw betrokken bij de selectie en implementatie van Big Ben. Jonker legt uit: "De extra projecten gebeuren op basis van tijd en materiaal. Het is dus belangrijk om controle te hebben over het aantal uren dat er tijdens een project verspijkerd wordt. Met Big Ben kunnen we bovendien matchen met facturen en de leverancierstaten. Zo zijn we in staat op uren en prijzen te vergelijken. Echt een winstpakker is dat we daarbij reserveringen kunnen maken voor kosten waarvoor we nog geen rekening hebben ontvangen."

Workshop leverde betrokkenheid
I-bridge werkte voorheen met een andere uren-applicatie. Oort: "Deze werd echter als te omslachtig ervaren. Het was te tijdrovend om goede rapportages te genereren." Op zoek naar een nieuwe oplossing bleek Big Ben exact aan te sluiten op de wensen van I-bridge. "Eerste stap was het formuleren van de eisen voor een nieuw pakket. Ik heb met de manager van de servicedesk overlegd wat hij graag wilde zien. Daarbij schetste ik op een flip-over de kolommen. Bij het bekijken van de geselecteerde pakketten bleek dat Big Ben exact dit scherm had", vertelt een enthousiaste Oort. Ook de toekomstige beheerders werden nauw betrokken bij de keuze voor Big Ben. Oort: "Een belangrijk onderdeel van de selectieprocedure was een workshop rond Big Ben. Met de medewerkers van HR en F&A, die het programma moesten gaan beheren, hebben we bijvoorbeeld een dag lang het systeem doorlopen, zodat ook zij uiteindelijk konden zeggen 'dit ziet er goed uit, hier kunnen we mee uit de voeten'."

Laagdrempelig
Inmiddels maakt I-bridge naar tevredenheid gebruik van Big Ben. Voor de implementatie koos het bedrijf voor een gefaseerde, laagdrempelige aanpak. Jonker: "Vanwege de tijdsdruk hebben we gekozen om niet direct van alle functies gebruik te maken, zoals verlof en begroting. Ook hebben we de activiteitenset in het begin bewust globaal gehouden, niet te gedetailleerd. En iedereen mocht op alle projecten uren boeken zodat er geen enkele reden was om het tijdschrijven te laten." Over de samenwerking met REM zijn Jonker en Oort goed te spreken. "Zowel bij de eerste contacten als bij de onderhandelingen hebben we REM leren kennen als een bedrijf dat afspraken maakt en zich daaraan ook houdt. Dingen die toegezegd worden, worden nagekomen. Verder is REM duidelijk geweest over wat wel en niet kon. Het klinkt misschien vreemd, maar dat werkte voor ons verhelderend", aldus Oort.