De gemeente Hilversum

De gemeente Hilversum telt ongeveer 83.000 inwoners. Bestuurlijk is de gemeente ingedeeld in vijf grote diensten. Een van deze diensten, te weten OCW (onderwijs, cultuur en welzijn), heeft het voortouw genomen met de invoering van een urenverantwoordingsysteem.

Voorgeschiedenis.
De afdeling automatisering en informatisering van OCW is gestart met Big Ben. Inclusief parttimers telt de dienst OCW ongeveer honderd en twintig medewerkers. Deze waren al bekend met tijdschrijven. Ze deden dat handmatig, op een formulier, en die gegevens werden dan later ingevoerd in Excel. Toen er eenmaal was besloten om op een efficientere manier te gaan tijdschrijven, is men zich gaan orienteren onder andere op de ICTBeurs. Daar maakte hij kennis met het urenverantwoordingsysteem Big Ben van REM. Nadat Donald Helmers van de verkoopafdeling van REM een demonstratie is komen geven aan het managementteam en de afdelingshoofden, was men enthousiast over het systeem. Men besloot om een afdeling een paar maanden te laten proefdraaien. Na deze proefperiode bleken er een aantal wijzigingen nodig, om het systeem beter op de wensen en behoeften af te stemmen. Zodra deze aanpassingen doorgevoerd waren, is Big Ben ingevoerd voor de hele dienst OCW.

Geleidelijke invoering.
Zodra Big Ben bij iedereen (ook de directeur schrijft tijd) op de computer was geinstalleerd, kregen de medewerkers een maand de tijd om wat met het nieuwe systeem 'aan te rommelen'. Ongeveer zeventig procent van de medewerkers heeft van deze mogelijkheid gebruikt gemaakt. Gedurende deze weken kon iedereen met vragen naar de afdelingshoofden toe komen. Ook was er een gebruikershandleiding zodat iedereen op zijn gemak kon uitvogelen hoe het nieuwe systeem werkte. Daarmee is de invoering geleidelijk en rustig verlopen.

De voordelen.
De belangrijkste reden om Big Ben in te voeren, is dat het managementteam meer informatie wilde hebben over de uitgevoerde werkzaamheden. Bij financiën zag men dat managementinformatie eigenlijk natte vinger werk was. Tegenwoordig worden andere eisen gesteld. Ook de gemeenten moeten efficienter gaan werken. Dat houdt in dat er aan het begin van het jaar een werkplan wordt geschreven, waarin wordt begroot hoeveel tijd er aan bepaalde werkzaamheden besteed kan worden. In Big Ben schrijven de medewerkers tijd op de in het werkplan genoemde taken. Door deze registratie is het heel eenvoudig om te bekijken hoeveel tijd er in werkelijkheid aan een bepaalde taak is besteed. Idealiter moeten de uitdraaien uit Big Ben overeenkomen met de gemaakte planning.
Naast dit voordeel op management-niveau biedt Big Ben ook voordelen voor de andere gebruikers. Zo kwam bijvoorbeeld door de urenverantwoording aan het licht dat bepaalde medewerkers meer uren draaiden per week dan in hun aanstelling was vastgelegd. Deze medewerkers kunnen nu gebruik maken van de electronische compenstieregeling die in Big Ben is ingebouwd.

Snelle service.
Men is zeer te spreken over de snelle service van REM:' Het verbaast me nog steeds hoe snel we geholpen worden door REM.' vertelt een medewerker van financiën. Of het nu gaat om een aanpassing of gewoon om een probleem met het systeem, altijd staan de mensen van Rem je snel en vriendelijk te woord. Is er een aanpassing gemaakt in Big Ben, dan belt REM een dag later op om te vragen of het allemaal werkt. En bij een probleem bieden de mensen van de Helpdesk direct assistentie.