Tijdschrijven, een belangrijk beleid- en beheerinstrument

Big Ben in gebruik bij de gemeente Heusden:

‘Big Ben is geen Big Brother, onze bedrijfsfilosofie is juist gericht op eigen verantwoordelijkheid’

Sinds enkele jaren vormen de gemeenten Heusden, Drunen en Vlijmen onder de naam Heusden één gemeente met zo’n 43.000 inwoners. De herindeling werd aangegrepen voor een ingrijpende verandering van de manier van werken. Onderdeel van de nieuwe Heusdense Manier van Werken is tijdschrijven met Big Ben.

‘Met de herindeling in 1997 hebben we een veranderingstraject ingezet, waarbij verbetering van de dienstverlening aan de klant voorop staat’, vertelt Tiny van der Heijden, stafmedewerker sector middelen en projectleider urenverantwoording van de gemeente Heusden. ‘Dit houdt onder meer in dat we meer procesgeoriënteerd werken en streven naar honderd procent digitale dienstverlening. Ook stappen we over op flexwerken: medewerkers kunnen kiezen voor een plek die op dat moment het meest geschikt is om te werken, niemand heeft meer een eigen plek. Een “cockpit” biedt ruimte voor concentratie en er zijn vergaderruimtes voor overleg met anderen. Zo wordt er meer in sectoren gewerkt dan in gescheiden afdelingen en zal aanwezige kennis beter gedeeld en benut worden.’

Tijdig bijsturen
In het kader van de nieuwe aanpak koos de gemeente ervoor te gaan tijdschrijven met Big Ben. Van der Heijden licht toe: ‘Tijdschrijven is voor ons een middel en geen doel op zich. Het is gewenst vanuit twee invalshoeken. Ten eerste verlangt de gemeenteraad een betrouwbare integrale kostprijs en wil zij weten of de kosten juist doorberekend worden aan de burger; ten tweede biedt urentoerekening op basis van tijdverantwoording belangrijke managementinformatie. Je kunt beter planningen maken, werkdruk beoordelen, efficiency meten, maar ook kengetallen produceren. Als de werkelijke tijdbesteding afwijkt van de geraamde kunnen we tijdig bijsturen. Tijdschrijven is dus een belangrijk onderdeel van ons beleid- en beheerinstrumentarium.’

Goede ondersteuning essentieel
Van der Heijden prijst naast de gebruikersvriendelijkheid van Big Ben ook de gunstige verhouding tussen prijs en functionaliteit. Daarbij is hij te speken over de ondersteuning door REM. Van der Heijden: ‘We wilden een systeem dat het gewenste tijdinzicht én managementinformatie zou bieden. Bovendien moest het via het netwerk vanaf iedere werkplek te benaderen zijn en gekoppeld kunnen worden aan ons financiële systeem en het personeelsinformatiesysteem. Voor de gemeente Heusden was de after sales-service een belangrijk punt. Andere gemeenten hadden goede ervaringen met de helpdesk en ondersteuning van REM. Dat kunnen wij inmiddels van harte onderschrijven.’

Probleemloze invoering
De invoering van Big Ben verliep zonder problemen. ‘Wij gebruiken tijdschrijven niet als controlemiddel. Onze bedrijfsfilosofie is gericht op eigen verantwoordelijkheid en controle past niet in dat plaatje. Via voorlichting en intensieve communicatie hebben we geprobeerd onze mensen te overtuigen van het nut van tijdinzicht. Big Ben is geen Big Brother, zeggen we steeds. Dat heeft er toe bijgedragen dat Big Ben probleemloos in gebruik is genomen. Het gebruik wordt daarbij bevorderd doordat medewerkers makkelijk met het pakket kunnen werken’, aldus een tevreden Van der Heijden.