Big Ben: effectief sturingsinstrument

'Eindhoven leading in technology'
Eindhoven: vestigingsplaats van Philips, Daf Trucks en kennisinstituten als de Technische Universiteit en de Design Academy. Deelnemer ook aan een superpilot met Den Haag en Enschede om de elektronische dienstverlening te stimuleren. Maar de slogan 'Eindhoven leading in technology' slaat evenzeer op de inzet van ICT in de gemeentelijke organisatie. Neem de toepassing van Big Ben als instrument om de activiteiten van de dienst Algemene en Publiekszaken te sturen.

De dienst Algemene en Publiekszaken bestaat uit vier sectoren: Publiekszaken, Stadsdeelkantoren, Advies en Ondersteuning en Facilitair Bedrijf. Daarnaast zijn er de stafafdelingen Controlling, Personeel en Organisatie en Directie Ondersteuning, die de kwaliteit van het personeel, de werkprocessen, de financiële middelen en het financiële overzicht binnen de dienst waarborgen. Net als alle andere Nederlandse gemeenten moet Eindhoven de komende jaren flink bezuinigen, zo ook Algemene en Publiekszaken. Om daarvoor de juiste beslissingen te kunnen nemen, besloot de dienst om het urenregistratiesysteem Big Ben in te zetten als sturingsinstrument. Eerst in een pilotproject bij de stafafdeling Controlling, later door de hele dienst. Ad Steenbakkers, bedrijfsadviseur van Controlling, vertelt: "De komende jaren is gemeentebreed een bezuiniging van 22 miljoen noodzakelijk. Dat betekent dat je je heel nadrukkelijk moet gaan beperken tot je kerntaken, net zoals dat al eerder gebeurde in het bedrijfsleven. Met Big Ben registreer je per persoon per activiteit het aantal bestede uren en dat geeft je als organisatie inzicht in de benodigde uren per product. Met die kennis kun je op gemeentelijk niveau bepalen of je het wilt blijven leveren en hoeveel tijd het mag kosten. De overheid heeft de neiging een perfect product te willen afleveren. Maar soms is dat helemaal niet nodig en kun je met minder middelen toch de gewenste kwaliteit bieden."

Anders ingericht
De pilot met Big Ben leverde een schat aan informatie op, met name ook voor de optimale organisatie van het urenverantwoorden. Steenbakkers: "Tijdens de pilot hebben naast Controlling veel onderdelen van de dienst meegedraaid, ieder op een eigen manier. Zo hebben we eigenlijk veel intern advies gekregen. Het resultaat is dat het activiteitenschema anders ingericht is dan gebruikelijk. Big Ben biedt de mogelijkheid en flexibiliteit om dit te doen. De inrichting is vaak gebaseerd op de dagelijkse gang van zaken, waarbij bestede uren aan producten of projecten worden verantwoord, niet op wat je aan gegevens uit het systeem wilt krijgen. Terwijl die vertaalslag nu net essentieel is als je informatie wilt hebben om te sturen. Big Ben is bij ons zó ingericht, dat een medewerker op aan de functie verbonden vaste taken tijd verantwoordt en vervolgens aangeeft voor wie, voor welk product en voor welk project die uren gemaakt zijn. Zo geeft het systeem direct op het scherm de managementinformatie die we nodig hebben."

Heldere keuze
Aan de hand van een voorbeeld uit de praktijk toont Steenbakkers aan hoe effectief Big Ben als sturingsinstrument werkt. "In 2002 hebben we bij Controlling een begroting gemaakt van activiteiten op persoonlijk niveau. De beschikbare uren werden verdeeld over een aantal activiteiten per persoon. Op een gegeven moment kwam de vraag van een andere afdeling of drie mensen van Controlling drie maanden lang fulltime voor iets ingezet konden worden. Met Big Ben waren we meteen in staat te laten zien wat dit zou betekenen en voor welke producten we dan geen tijd meer zouden hebben. Op zo'n moment kun je dus als gemeente heel duidelijke keuzes maken en bepalen wat de voorrang heeft."